AI chatbot

Je betaalt een eenmalig bedrag voor inrichting en training, plus een maandbedrag voor hosting, gebruik en onderhoud. De inrichting hangt af van hoeveel informatie we moeten verwerken en hoeveel koppelingen nodig zijn. Een chatbot die vragen beantwoordt op basis van je website is relatief snel klaar. Een bot die ook afspraken plant in je agenda vraagt meer werk. Het maandbedrag groeit mee met het aantal gesprekken, want elk antwoord kost rekenkracht bij het taalmodel. We schatten dat vooraf in op basis van je bezoekersaantallen. Zo krijg je een voorstel zonder verrassingen achteraf.

Een chatbot staat meestal binnen twee tot vier weken live op je website. In de eerste week verzamelen we je informatie, zoals pagina's, prijslijsten, voorwaarden en veelgestelde vragen. Daarna richten we de chatbot in en stellen we de toon af op je huisstijl. Vervolgens testen we hem met tientallen echte klantvragen. Jij krijgt een testlink om zelf vragen te stellen en feedback te geven. Pas als de antwoorden kloppen, zetten we hem live. Koppelingen met een agenda of CRM verlengen de doorlooptijd meestal met een tot twee weken.

Een gewone chatbot volgt vaste keuzemenu's, terwijl een AI chatbot vrije vragen begrijpt en in gewone taal antwoordt. Bij een klassieke chatbot klikt een bezoeker door knoppen en loopt hij snel vast. Een chatbot met een taalmodel herkent wat iemand bedoelt, ook als de vraag anders geformuleerd is. Onze chatbots gebruiken alleen je eigen informatie, waardoor ze geen dingen verzinnen over je prijzen of diensten. Weet de chatbot iets niet, dan zegt hij dat en vraagt hij om contactgegevens. Daardoor blijft de ervaring eerlijk en mis je geen serieuze aanvragen.

We beperken de chatbot tot je eigen informatie en laten hem eerlijk zeggen wanneer hij iets niet weet. Technisch heet dat retrieval augmented generation. De chatbot zoekt eerst in je kennisbank en baseert zijn antwoord alleen op wat hij daar vindt. Daarnaast stellen we duidelijke grenzen in. Hij geeft bijvoorbeeld geen medisch, juridisch of financieel advies en doet geen toezeggingen over prijzen buiten je prijslijst. Tijdens de testfase stellen we ook bewust lastige en misleidende vragen. Na de lancering lezen we steekproeven van gesprekken mee. Zo vangen we fouten op voordat ze vaker voorkomen.

De chatbot heeft actuele en concrete informatie nodig over je diensten, prijzen, werkwijze en voorwaarden. Je website is meestal het startpunt. Vaak staat de meest gevraagde informatie echter niet online, maar in mails, offertes of het hoofd van je medewerkers. Daarom vragen we ook om interne documenten en de vragen die je team het vaakst krijgt. Hoe specifieker de bron, hoe beter het antwoord. Een prijslijst met tarieven werkt beter dan "prijs op aanvraag". Verandert er iets in je aanbod, dan werk je de kennisbank bij. De chatbot gebruikt de nieuwe informatie dan direct.

Gesprekken worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie, met afspraken die voldoen aan de AVG. We kiezen taalmodellen en leveranciers die klantdata niet gebruiken om hun modellen te trainen. Met elke klant sluiten we een verwerkersovereenkomst. Je bepaalt zelf hoe lang gesprekken bewaard blijven, bijvoorbeeld negentig dagen. Bezoekers zien bovendien duidelijk dat ze met een AI assistent praten, zoals de Europese AI verordening vraagt. Persoonsgegevens vraagt de chatbot alleen op als dat nodig is voor de overdracht naar je team. Gevoelige informatie zoals BSN nummers of medische details filteren we actief uit de opslag.

Ja, de chatbot kan koppelen met de meeste agenda's, CRM systemen en mailprogramma's die een API hebben. Denk aan Google Agenda, Outlook, HubSpot of Pipedrive. Een bezoeker kan dan direct een afspraak kiezen uit beschikbare tijden. Ook kan de chatbot een nieuwe lead met het hele gesprek in je CRM zetten. Je team ziet daardoor meteen waar de vraag over ging en hoeft niets opnieuw te vragen. Werk je met branchesoftware zonder API, dan sturen we een gestructureerde mail met alle gegevens. Die vorm werkt overal en is snel in te richten.

Je ziet het aan het aantal opgeloste vragen, de doorgezette leads en de tijd die je team bespaart. In het dashboard staat per maand hoeveel gesprekken er waren en hoeveel de chatbot zelf heeft afgehandeld. Daarnaast meten we hoeveel bezoekers na een gesprek een aanvraag of afspraak doen. Die conversies sturen we ook naar GA4, zodat je ze naast je andere kanalen ziet. Minstens zo waardevol is het overzicht van gestelde vragen. Komt een vraag vaak terug, dan mist die informatie waarschijnlijk op je website. Zo verbetert de chatbot ook je content en je vindbaarheid.