Wat is een ATS systeem?

Kort antwoord. Een ATS systeem is software waarmee je het hele wervingsproces beheert, van het plaatsen van een vacature tot het aannemen van een kandidaat. ATS staat voor applicant tracking system. Je verzamelt alle sollicitaties op één plek, volgt elke kandidaat in een pipeline en werkt samen met collega’s zonder losse mails en spreadsheets.

Ons team bouwt werken bij websites en koppelt die aan ATS software van verschillende leveranciers. Daardoor zien we van dichtbij wat in de praktijk goed werkt en waar bedrijven op vastlopen. In dit artikel lees je wat een ATS systeem doet, voor wie het zinvol is en hoe je ATS systemen vergelijkt zonder te verdwalen in lange featurelijsten.

Wat is een ATS systeem precies?

Wie zoekt naar wat is een ATS, krijgt vaak een vaag antwoord. De ATS systeem betekenis is eigenlijk eenvoudig. Het is een kandidatendatabase met een vast werkproces eromheen. Elke sollicitatie komt binnen als een kandidaatprofiel met cv, motivatie, notities en de status in het proces.

Recruitment software is een bredere term. Daaronder vallen ook tools voor sourcing, assessments of het inplannen van gesprekken. Een ATS vormt meestal het hart van die werving en selectie software. De andere tools haken er vaak op aan.

Wat doet een ATS systeem in de praktijk?

De meeste pakketten hebben dezelfde basis. Het verschil zit in gebruiksgemak, koppelingen en de details. Dit zijn de onderdelen die je bijna overal tegenkomt.

Vacatures beheren en multiposting

Je maakt een vacature één keer aan in het ATS systeem. Vervolgens publiceer je hem met multiposting op vacaturesites zoals Indeed, LinkedIn en Nationale Vacaturebank. Sommige kanalen kosten per plaatsing extra geld, want je betaalt de vacaturesite dan apart. Het ATS houdt wel bij welk kanaal welke sollicitanten oplevert.

Sollicitanten volgen in een pipeline

Elke vacature krijgt fases zoals nieuw, eerste selectie, gesprek, aanbod en aangenomen. Je sleept kandidaten van fase naar fase. Daardoor zie je in één oogopslag waar iedereen staat en wie al te lang wacht op antwoord.

Samenwerken met hiring managers

Een teamleider beoordeelt kandidaten direct in het ATS systeem. Hij geeft een score, laat een notitie achter en ziet alleen de vacatures die voor hem relevant zijn. Bovendien hoeven cv’s niet meer via de mail rond te gaan. Dat scheelt tijd en is veiliger.

Mails, sjablonen en rapportage

Met sjablonen stuur je snel een ontvangstbevestiging, uitnodiging of afwijzing. Een kandidaat krijgt zo altijd een nette reactie. Rapportages laten zien hoeveel sollicitaties per kanaal binnenkomen, hoe lang een vacature openstaat en waar kandidaten afhaken.

Hoe gaat een ATS systeem om met de AVG?

Sollicitatiegegevens zijn persoonsgegevens. Je mag ze dus niet onbeperkt bewaren. De Autoriteit Persoonsgegevens vindt het gebruikelijk dat je gegevens binnen vier weken na afloop van de procedure verwijdert. Met toestemming van de kandidaat mag je ze tot een jaar bewaren, bijvoorbeeld voor een toekomstige vacature.

Een goed ATS systeem helpt je daarbij. Het vraagt automatisch om toestemming, onthoudt de datum en verwijdert profielen na de ingestelde termijn. Controleer daarnaast waar de data staat. Opslag binnen de Europese Unie maakt de afspraken in je verwerkersovereenkomst een stuk eenvoudiger.

Voor wie zijn ATS systemen zinvol?

Een ATS loont vanaf het moment dat werving geen incident meer is. Dat is meestal het geval als je meerdere vacatures per jaar hebt. Het geldt ook als er meerdere beslissers per vacature meekijken.

• Je zoekt structureel personeel, bijvoorbeeld in zorg, horeca, techniek of logistiek.
• Sollicitaties komen binnen via mail, telefoon, formulieren en vacaturesites tegelijk.
• Meerdere afdelingen of vestigingen werven zelf, maar HR wil overzicht houden.
• Je wilt weten welk kanaal de beste kandidaten oplevert.

Werf je twee keer per jaar voor een functie met weinig reacties? Dan is een ATS vaak overbodig. Een goed formulier en een gedeelde map volstaan dan prima.

Hoe kies je het juiste ATS systeem?

Bij ATS systemen vergelijken kijken veel bedrijven vooral naar de lijst met functies. Toch zitten de echte verschillen elders. Deze criteria wegen in onze ervaring het zwaarst.

• Gebruiksgemak. Hiring managers loggen af en toe in. Als het systeem dan onduidelijk is, haken ze af en ga je toch weer mailen.
• Koppelingen. Kijk welke vacaturesites, agenda’s en HR pakketten standaard gekoppeld zijn.
• API. Een open API maakt het mogelijk om vacatures automatisch op je eigen website te tonen.
• Careers page versus eigen site. Bepaal vooraf of je de vacaturepagina van het ATS gebruikt of een eigen werken bij website.
• AVG en dataopslag. Vraag naar EU dataopslag, bewaartermijnen en een verwerkersovereenkomst.
• Prijsmodel. Sommige leveranciers rekenen per gebruiker, andere per actieve vacature. Reken beide scenario’s door voor jouw situatie.

Vraag altijd een proefperiode aan en test met een echte vacature. Laat ook een hiring manager meedoen. Pas dan merk je of het werkt voor de mensen die het dagelijks moeten gebruiken.

Welke ATS systemen zijn bekend in Nederland?

Er zijn tientallen ATS systemen in Nederland actief. Hieronder staan de namen die we het vaakst tegenkomen bij klanten. Het overzicht is bewust kort en neutraal. Functies en voorwaarden veranderen regelmatig, dus controleer de actuele situatie altijd bij de leverancier.

ATS	Waar het bekend om staat
Recruitee	Samenwerken in teams en een overzichtelijke pipeline
Homerun	Vormgegeven vacaturepagina’s en een eenvoudige bediening
Teamtailor	Employer branding en uitgebreide careers pages
Workable	Internationaal gebruikt met veel koppelingen naar vacaturesites
Carerix	Vooral in gebruik bij uitzendbureaus en recruitmentbureaus
Otys	Gericht op uitzendbureaus en recruitmentbureaus
Bullhorn	Veel gebruikt door internationale recruitmentbureaus
AFAS	HR en salarissoftware met een eigen wervingsmodule

De keuze hangt dus sterk af van je type organisatie. Een recruitmentbureau heeft andere eisen dan een zorginstelling die zelf werft.

Vacaturepagina van het ATS of een eigen werken bij website?

Bijna elk ATS systeem levert een eigen careers page mee. Die staat snel online en werkt meteen. Toch kiezen steeds meer werkgevers voor een eigen werken bij website. Daar zijn vier goede redenen voor.

Vindbaarheid in Google

Een careers page draait vaak op een subdomein of het domein van de leverancier. Daardoor bouw je weinig autoriteit op voor je eigen merk. Op een eigen site kun je per functie en per regio pagina’s maken die echt ranken. Ons SEO bureau ziet dat zoektermen zoals vacature plus plaatsnaam vaak veel verkeer opleveren.

Google for Jobs

Met JobPosting structured data verschijnen je vacatures in Google for Jobs. Niet elke ATS pagina vult die gegevens volledig in. Op je eigen site bepaal je zelf welk salaris, welke locatie en welk dienstverband zichtbaar zijn.

Merkbeleving

Een eigen site vertelt het verhaal van je team met foto’s, video’s en ervaringen van collega’s. Een standaard sjabloon van een leverancier voelt al snel hetzelfde als dat van honderd andere werkgevers.

Metingen

Op je eigen domein meet je bezoekers en sollicitaties in GA4 en Search Console. Daardoor zie je welke campagnes echt kandidaten opleveren. Dat is waardevol als je vacatures adverteert, bijvoorbeeld wanneer je Google Ads uitbesteden overweegt voor lastige functies.

Je hoeft niet te kiezen. Met een ATS koppeling haalt je eigen site de vacatures automatisch uit het ATS systeem. Sollicitaties gaan direct terug naar de pipeline. Zo houdt HR één systeem en heb je toch een site die vindbaar is en bij je merk past. Lees meer over hoe we een werken bij website laten maken aanpakken.

Waar hangt de prijs van een ATS systeem van af?

Een vaste prijs bestaat niet. De kosten van een ATS systeem hangen vooral af van het aantal gebruikers of actieve vacatures. Daarnaast tellen extra modules mee, zoals assessments, digitaal ondertekenen of uitgebreide rapportages. Betaalde plaatsingen op vacaturesites komen daar nog bovenop.

Let ook op de verborgen kant. Een goedkoop pakket zonder API kan later duur uitpakken, omdat je dan handmatig vacatures overzet naar je website. Kijk daarom niet alleen naar de licentie, maar ook naar de uren die je team er wekelijks in steekt. Een applicant tracking system verdient zich pas terug als het werk echt minder wordt.

Welke fouten zien we vaak bij een nieuw ATS systeem?

De software is zelden het probleem. Het gaat meestal mis bij de inrichting en de afspraken eromheen.

• Te veel fases in de pipeline, waardoor niemand meer weet wat een status betekent.
• Hiring managers krijgen geen uitleg en blijven cv’s doorsturen via de mail.
• Bewaartermijnen staan niet ingesteld, zodat oude profielen jaren blijven staan.
• De careers page van het ATS staat los van de huisstijl en de rest van de website.

Plan daarom een korte training en evalueer na drie maanden. Een ATS systeem werkt pas goed als iedereen het op dezelfde manier gebruikt.

Hoe lang duurt het om een ATS systeem in te richten?

Het ATS systeem zelf staat vaak binnen een paar dagen klaar. Fases, sjablonen en gebruikers inrichten kost meestal één tot twee weken. Een eigen werken bij website met koppeling vraagt doorgaans vijf tot acht weken, afhankelijk van het aantal pagina’s en de koppeling die je ATS aanbiedt. Wij beginnen altijd met de API documentatie, want die bepaalt wat technisch mogelijk is.

Conclusie

Een ATS systeem brengt rust in je werving zodra je meerdere vacatures of beslissers hebt. Kies op gebruiksgemak, koppelingen en AVG, niet op de langste featurelijst. Combineer het bij voorkeur met een eigen site via een ATS koppeling, zodat je zowel overzicht als vindbaarheid hebt. Wil je sparren over jouw situatie of een werken bij website? Plan dan een vrijblijvende kennismaking met ons team.